Na samym wstępie, chciałbym zaznaczyć, że nie ma unikalnego i idealnego rozwiązania, które możesz zastosować u siebie, jednak są sposoby, aby poradzić sobie skutecznie z taką sytuacją, lub jej uniknąć.

Jeśli prowadzisz własną działalność, prędzej czy później znajdzie się zlecenie, które okaże się przeciągać, dłużej lub krócej, jednak zawsze. W takich sytuacjach, narastająca frustracja po obu stronach nie służy dobrym interesom, ani tym bardziej ukończeniu realizacji w terminie, lub chwilę po nim. Poniżej postaram się przedstawić formy rozwiązania (bez zerwania umowy), które być może przydadzą się i Tobie.

Przez kilka lat prowadzenia firmy, nauczyłem się, że dbałość o detale i jasno określone warunki to klucz do dobrej realizacji oraz zadowolenia klienta. Czy nie każdy czuje się lepiej i bezpieczniej, znając i rozumiejąc warunki po obu stronach? Myślę, że tak, dzięki temu wszystko idzie gładko.

Mimo tego zdarzają się sytuacje, w których przedmiot zlecenia/umowy, rozszerza się o dodatkowe prace, poprawki, zmiany, wszystko to jest niestety następstwem niedomówień. Jak temu zaradzić?

Podzielę rozwiązania na 2 ich kategorie: Polak Mądry Zawczasu oraz Polak Nie Śpiący Po Nocach

 

 

Polak Mądry Zawczasu

 

Jak sprawnie realizować zlecenia zdalne

Umowa

Wiem, że papierologia, nie należy do najprzyjemniejszych rzeczy, każdy z nas wolałby od razu usiąść do kodu, jednak zachęcam do tego rozwiązania. Umowa to najlepsza forma zapobiegania niedomówieniom, która zabezpieczy obie strony współpracy . Warto w niej zawrzeć wszystkie warunki, tj. termin wykonania, płatność, zaliczkę/zadatek, a przede wszystkim sam przedmiot zlecenia. To właśnie ten punkt jest najważniejszy, aby uniknąć komplikacji. To tutaj warto zaznaczyć jakie są etapy prac, czego dokładnie dotyczą, jaki mają charakter. Jeśli tworzycie stronę internetową na zlecenie, nie piszcie w przedmiocie: strona www. Rozbierzcie ją na części, określcie ilość podstron oraz ich typ. Na każdym z tych typów, opiszcie co znajduje się rzeczywiście.

To wszystko ma na celu, abyście wiedzieli ile, oraz za jaką pracę należy się wynagrodzenie, a klient wiedział ile i za jaką pracę płaci. Jest to fundament, idąc w ciemno, możecie liczyć na szereg problemów wynikających z samego przedmiotu umowy, bo przecież strona www może mieć 5 lub 30 podstron, czy nie lepiej doprecyzować jakie? Jasne, że lepiej, więc trzymajmy się tego 🙂

 

Brief i pytania

Nie bójmy się pytać. Lepiej wymienić 30 maili przed przystąpieniem do realizacji, niż 300 mali w jej trakcie, formułując dopiero to, co jest do wykonania. Brief ma na celu, uzyskanie informacji od klienta, których sam nie przekazał, zwyczajnie nie każdy musi być osobą techniczną, lub od lat działać w świecie IT.  Dla wielu osób są to rzeczy niejasne, dlatego dzięki Waszej wiedzy, zwiększy się jego komfort współpracy.

Poznając szczegółowo jego potrzeby, nie tylko możemy dobrać odpowiednie technologie, ale również poznać produkt, który mamy stworzyć. Nie trzeba chyba tłumaczyć, że poznanie produktu, to najlepsza droga do jego dostarczenia.

 

Specyfikacja

W przypadku aplikacji to norma. Ale czy w przypadku stron również? Niestety nie. Dlaczego warto ją sporządzić? Nierzadko bardziej rozbudowane projekty, opiewają w różnego rodzaju zaplecza, które wymagają specjalistycznego podejścia. I tutaj właśnie sprawdza się specyfikacja, oczywiście napisana jasnym  i zrozumiałym językiem, który pomoże nie tylko Wam, ale również kontrahentowi zrozumieć skomplikowany zakres prac, oraz ich wartość kluczową dla przedsięwzięcia.

 

Protokół odbioru

Zawsze, ale to zawsze dzielcie prace na etapy, które możecie dostarczyć w sprecyzowanym terminie. Nie tylko po to, aby duża ilość prac była łatwiejsza do zarządzania, ale również dlatego, że etapy można zamykać i przechodzić do następnych. Jeśli zlecenia możecie podzielić np. na: projektowanie, programowanie, wdrożenie, optymalizacja. Każdy z nich jest swoistą listą prac do wykonania. Każdy z nich wymaga pełnej akceptacji klienta, ściśle powiązanym z jego oczekiwaniami, ale po każdym z nich (łącznie z akceptacją), warto potwierdzić jego odbiór przez kontrahenta. W tej sytuacji, każda ze stron zastanowi się, czy to na pewno wszystko? Czy zostało wykonane to co było początkowo założone? Owocuje to dużo większą dokładnością dostarczenia produktu, a to z kolei zapobiega wielu zmianom i poprawkom, które normalnie wyszłyby na sam koniec, kiedy realizacja zmierza do finalizacji.

 

Zmiana a Poprawka

Chyba najczęściej mylone pojęcia w branży IT. Dla jednych poprawka to to samo co zmiana, dla innych zmiana to nie poprawka, a znajdą się jeszcze tacy, którzy powiedzą, że obie nie mają znaczenia. Warto przyjąć jasną ich formę, która wystąpi również w umowie. A więc, czym konkretnie są? Obie są modyfikacjami, tylko w którym miejscu się różnią?

Poprawka, to modyfikacja, wynikająca z różnic między zaakceptowanym projektem, a produktem końcowym.
Zmiana, to modyfikacja, nie wynikająca z różnic, a zmieniająca strukturę produktu końcowego,  zaakceptowanego przez kontrahenta, jak np. dodanie nowej sekcji.

Poprawka wynika z naszych kompetencji i zobowiązań określonych w umowie, i jesteśmy zobligowani dostarczyć je zgodnie z założeniami, w cenie zlecenia.
Zmiana wynika z dodatkowych prac, które są wykonywane poza zaakceptowanym projektem, jako dodatkowe prace, są wyceniane osobno.

 

Zaliczka/Zadatek

Podobnie jak w przypadku Zmiany i Poprawki, nie każdy rozumie, czym dokładnie są Zaliczka i Zadatek.

Zaliczka, to wpłata odnosząca się do % od całości wyceny, uiszczana na poczet prac i pokrycie ich kosztów. Zaliczka jest zwrotna w zasadzie zawsze, jeśli umowa zostanie zerwana z powodu którejś ze stron, niedopełnienia obowiązków, czy braku kompetencji.

Zadatek, to również wpłata odnosząca się do % od całości wyceny, uiszcza na poczet prac i pokrycie kosztów. Z tą różnicą, że jest bezzwrotna, jeśli umowa zostaje zerwana z powodu kontrahenta. Jeśli zaś zostaje zerwana z Waszego powodu, zwracacie jej trzykrotność.

Co to ma do komplikacji wynikających z niedomówień. To zależy, po której ze stron obowiązki zostały niedopełnione. W przypadku klienta, odzyskuje koszt jaki poniósł, jeśli zlecenie bardzo rozbiega się z założeniami, zaś w przypadku przedsiębiorcy, pokrywa część prac, jeśli to klient zrywa umowę.

 

 

Polak Nie Śpiący Po Nocach

 

Jak realizować zlecenia zdalnie

No dobrze, wszystko wygląda jasno i klarownie, jednak co w sytuacji, kiedy nie wykonaliśmy powyższych kroków, lub wykonaliśmy je niepełne, zlecenie mocno się wydłuża, koszty pracy rosną, a rozliczenie jest gdzieś za horyzontem?

Niestety w tym wypadku, opcji jest nieco mniej, jednak zawsze istnieje jakieś wyjście 🙂

W takich sytuacjach, najważniejszy jest spokój. Pamiętajmy, że nierzadko zimny profesjonalizm przydaje się bardziej niż sądzimy, i nie warto dać się ponieść emocjom. Frustracja przenosi się z Ciebie na klienta, oraz z klienta na Ciebie. Nie jest to sytuacja korzystna dla nikogo, ba, wydłuży czas realizacji jeszcze bardziej. Ok, to wiemy ale co dalej?

 

Tu rozwiązań jest nieco mniej, ale również i w tym przypadku klient oraz Wy możecie wyjść z tego zadowoleni.

 

Negocjacje

W sytuacji, kiedy prace faktycznie zostały źle określone, dochodzą dodatkowe, a zmian jest wiele, trzeba spróbować negocjować. Negocjacja to sztuka, nie mam na myśli kruczków lub chytrych sztuczek, które można zastosować. Jest to sztuka spokoju.

Jeśli faktycznie prace wymagają dodatkowych kosztów i nakładów pracy, przedstawcie je klientowi rzetelnie i spokojnie. Jemu tak jak Wam zależy na tym, aby projekt ukończyć, aby produkt został dostarczony i aby zamknąć zlecenie. Zróbcie listę, ile kosztują prace jakie musicie podjąć poza umownym zakresem, dlaczego warto ponieść te koszty, oraz jakie płyną korzyści z wybranych rozwiązań technologicznych. W większości przypadków wspólne dojście do porozumienia, owocuje nie tylko dobrym przebiegiem dalszych prac, ale także na koniec okazuje się, że wcale nie było tak źle, i znając potrzeby klienta może okazać się, że nikt inny na rynku, nie zna ich tak dobrze jak Wy, więc może warto podjąć dalszą współpracę? 🙂

 

Archiwum

Większość rozmów, zawarcia umów, odbywa się w sieci – mailowo. Jeśli zakres prac wykracza znacząco poza to co określiliście, zawsze można wrócić do początków ustaleń. Często zapominamy o założeniach początkowych, czasem okazuje się, że to klient ma rację, czasem okazuje się, że się myli. Rozmowa mailowa, jest potwierdzeniem tych ustaleń, które de facto działają w zbliżonym sensie co umowa z punktu pierwszego. Obie strony mają jasny wgląd w to o czym rozmawiały, stąd obie strony realizacji mogą wymagać aby początkowe ustalenia zostały spełnione.

 

Pomoc z zewnątrz

W sytuacji, kiedy realizacja nieco nas przerasta, nie tylko ilością, a raczej poziomem zaawansowania, warto skorzystać z pomocy. Mam na myśli znajomego developera, który potrafi podejść do problemu w zupełnie inny, prostszy sposób wynikający głównie z jego doświadczenia. Oczywiście, praca kosztuje, to zrozumiałe, jednak forma przysługi za przysługę to swoisty barter. Wielu developerów kocha swoją pracę i chętnie doradzi. Poza tym środowisko programistów, jest jednym z niewielu, gdzie ludzie bardzo chętnie sobie pomagają. Z problemem do rozwiązania, można spokojnie zgłosić się do grup na FB, forów internetowych czy zwyczajnie zapytać.

 

Warto pamiętać, aby zawsze zastanawiać się co może się stać, przed przyjęciem zlecenia, niż w jego trakcie. Przewidywanie konsekwencji swoich decyzji i ich świadomość, to kluczowa umiejętność przedsiębiorcy. W chwili gdy realizacja zostaje wstępnie przyjęta, wykonajcie rzeczy opisane w dziale Polak Mądry Zawczasu, aby tak Wy jak, i klient mógł cieszyć się terminową, spokojną i przyjemną współpracą. Szczęśliwy klient to szczęśliwy Ty!

Mam nadzieję, że zaciekawił Was Cię ten artykuł i w jakiś sposób rozwiązał i Twój problem. Zapraszam Cie do kolejnych 🙂

 

Dobrze prawi dać mu lajka i udostępnić!